RGPD et cartes de fidélité : ce que doit faire un commerçant

Le principe de minimisation : ne demandez que les données utiles à votre programme. Pour une carte de fidélité, un prénom ou un nom et, si vous voulez envoyer des messages, une adresse e-mail suffisent souvent. Évitez les champs « au cas où ».

Vos clients doivent savoir qui collecte leurs données, pourquoi, combien de temps elles sont conservées et comment exercer leurs droits (accès, rectification, suppression). Cette information doit être accessible au moment de l'inscription, par exemple via un lien vers une politique de confidentialité.

Envoyer des offres commerciales par e-mail demande en principe le consentement préalable du client. Ne cochez pas la case à sa place, et permettez-lui de se désinscrire facilement.

Vous ne devez pas conserver les données indéfiniment. Prévoyez une durée raisonnable, par exemple en supprimant ou anonymisant les cartes inactives depuis longtemps, et répondez aux demandes de suppression de vos clients.

Si vous utilisez un logiciel de fidélité, il traite des données pour votre compte : renseignez-vous sur l'hébergement, la sécurité et les conditions de suppression des données. Vous restez responsable du traitement vis-à-vis de vos clients.

Pour la Belgique, l'Autorité de protection des données publie des ressources destinées aux petites entreprises. Consultez-les ou demandez conseil à un professionnel en cas de doute.

• Listez les données que vous collectez réellement et supprimez celles qui ne servent à rien.
• Affichez une information claire à l'inscription, avec un lien vers votre politique de confidentialité.
• Demandez le consentement avant d'envoyer des offres commerciales par e-mail.
• Prévoyez un moyen simple de se désinscrire et de demander la suppression de ses données.
• Fixez une durée de conservation et supprimez les données inactives.
• Choisissez un outil qui présente clairement où et comment les données sont stockées.

Un client peut demander à consulter, corriger ou supprimer les données que vous détenez sur lui. Vous devez pouvoir répondre dans un délai raisonnable. Avec des fiches papier, cela suppose de retrouver et de détruire les documents concernés ; un outil digital centralise les données, ce qui rend la recherche plus simple.

Gardez une trace de ces demandes et de la manière dont vous les avez traitées. En cas de contrôle, cette trace montre que vous prenez le sujet au sérieux.

• Cocher à la place du client la case d'acceptation des messages commerciaux.
• Conserver des données de clients qui ne sont plus venus depuis des années.
• Collecter des informations sans rapport avec le programme, comme la date de naissance sans raison précise.
• Envoyer les données de vos clients à des tiers sans les en avoir informés.
• Ignorer une demande de suppression ou de rectification.

Être transparent est aussi un atout commercial. Un client qui comprend pourquoi vous lui demandez son adresse e-mail, et qui sait qu'il peut se désinscrire en un clic, a davantage confiance en votre commerce. Une information claire et courte vaut mieux qu'un long texte juridique que personne ne lit.